생활 TIP

[ 예시 1 ] 실행할 행동이 없을 경우

[ 예시 2 ] 연기해야할 경우

# 일을 관리하는데 자신만의 시스템이 있으면, 머리가 복잡해지는 걸 막을 수 있습니다.

하지만 막상 정리하려면 어떤 식으로 해야 할지 몰라 난감한 상황이 많이 생기는데요.

다행히 이 분야에서 완성도 높은 업무 관리법을 만든 학자가 있습니다.

미국 생산 컨설턴트 데이비드 엘런의 GTD(Getting Things Done) 방법론입니다.

1. 프로젝트

프로젝트는 '하나 이상 행동 단계가 필요하고 1년 내에 완수할 수 있는 어떤 원하는 결과'를 의미합니다.

이렇게 정의하는 이유는 다음과 같습니다.

- 하나 이상 단계 : 할 일을 상기시켜주는 일종의 안내판이 필요

- 기간 1년 : 끝내기로 한 일의 상태에 대해 매주 검토가 필요

- 예) 책 발간, 홍보 담당자를 뽑는다...등 등

2. 실행할 행동이 있는가? X [ 예시 1 ]

다음은 실행할 행동이 없을 경우, 정보를 정리하는 요령입니다.

이 경우 방법은 버리거나(휴지통), 나중에 검토하는 방법입니다. (언젠간/아마도, 참고자료)

1) 휴지통

- 앞으로 행동하거나 참고할 가치가 없는 것들은 버리거나 파쇄

- 이런 잉ㄹ거리들은 다른 범주들과 섞이면 체계와 명료성이 약해짐

2) 언젠간/아마도 (미래 행동 필요)

- 지금은 아니지만 '어느 시점에 할' 일들의 목록을 지속적으로 관리

- 당장 진행은 불가능하지만 완전히 잊고 싶지 않은 프로젝트들

- 주기적으로 상기해 실행 가능성을 검토하고 싶은 일들

- 예) 피아노 구입, 웹페이지 개설, 도예를 배운다, 읽을 책...

* 티클러 시스템 (Tickler 비망록, 수첩)

- 추후 '지정된 시기까지 상기할 필요가 없는' 일들

- 미결, 나중 확인, 영구 보관 파일이라고 봐도 무방

3) 참고자료 (미래 행동 불필요)

- 행동은 필요 없지만 정보로서 고유한 가치를 지닌 것들

a. 주제별, 분야별 보관

- 보관 방식에 따라 그 자료가 무엇인지 저절로 알 수 있다.

- 예) 계약서들을 날짜별로 파일에 철해 순서대로 끼워 넣은 서랍, 직원 급여정보 전용 서랍...

b. 일반 참조

- 임시적인 정보를 보관

- 예) 주방용품 사용설명서, 프로젝트 관련 회의에서 손으로 쓴 메모....

앞선 정보들은 실행할 행동이 없을 경우 정리하는 요령이었습니다.

그렇다면 실행해야 할 행동이 있을 경우는 어떻게 해야 할까요?

이 경우 옵션은 다음 세 가지입니다.

- 실행한다 : 2분 안에 끝낼 수 있으면 그 행동을 바로 합니다.

두뇌 과부화를 막기 위해서 입니다.

- 위임한다 : 자신이 이 일을 할 적당한 사람인지 자문합니다.

모든 일을 혼자 할 수 없기 때문입니다.

- 연기한다 : 시간이 2분 이상 걸리고 자신이 적임자면, 연기하고 '다음 행동'을 한 번 이상 검토합니다.

3. 연기한다. (실행할 행동 O, 2분 안에 처리 X) [ 예시 2 ]

1) '다음 행동'

- 처리하는데 2분 넘게 걸리고 위임할 수 없을 경우 다시 상기

- 20~30개 경우 : '다음 행동'이라는 라벨을 붙인 목록 하나에 다 넣어두고 시간이 날 때마다 검토

- 50~150개 경우 : '전화', '컴퓨터' 이런 식으로 전화기 앞에 있을 때 해야 할 일들이나, 컴퓨터 앞에 있을 때 해야 할 일 등 상황별로 나누는 게 편합니다.

2) 일정표

a. '특정 시간'에 해야 하는 행동

- 약속을 의미

- 일정표에 기록하여 확인하는 것만으로 충분

- 예) 회의 참석

b. '특정 날짜'에 해야 하는 행동

- 특정 날짜에 해야 하지만 꼭 시간이 정해지지는 않은 일

- '시간'이 정해졌는지, '날짜'가 정해졌는지 모두 일정표에 기록

c. '특정 날짜와 관련'된 정보

- 특정 날짜와 관련해서 알고 싶은 것들

- 꼭 취해야 하는 행동이 아니라 특정 날짜에 알면 유용한 정보들

- '휴가 돌아와서 ㅇㅇ한테 전화해야 한다' 처럼 얼마 뒤 확인해야 하는 정보도 도움 됨

- 예) 약속된 관련된 주의사항, 그날 참여할 활동들, 흥미가는 이벤트

머리를 복잡하게 만들지 않는 요령 중 하나가 주간 검토입니다.

주말마다 시간을 정해 행동이 필요한 모든 일은 자주 검토해 머리를 정리하는 시간을 가지는 게 좋습니다.